| L’euro alle porte
Uno sguardo a tutte le più importanti problematiche connesse con l’avvento della moneta unica europea.
L’EURO tra pochi mesi sarà la nostra valuta ufficiale: un cambiamento radicale che investirà tutta la nostra società e che impone alle aziende notevoli sforzi per adeguarsi a questa rivoluzionaria novità. Un processo complesso che, per ottenere risultati, implica il coinvolgimento di tutti i livelli dell’impresa.
La circolazione nella fase transitoria.
Il primo gennaio 1999 è iniziato il periodo “transitorio” che si concluderà il 31 dicembre 2001. Dal primo gennaio 2002 sarà obbligatoria l’adozione della nuova valuta in tutte le transazioni e le rilevazioni contabili.
Il periodo, inizialmente stabilito in sei mesi (fino al 30 giugno 2002), che prevedeva la circolazione contemporanea di lire ed EURO è stato ridotto, in considerazione dei risultati di numerose analisi che hanno dimostrato l’inutilità e i rischi di un prolungamento eccessivo della doppia circolazione monetaria, a soli due mesi. Le lire cesseranno di avere corso legale il primo marzo 2002. Questo periodo transitorio doveva servire per operare un passaggio graduale alla nuova moneta. Nella maggior parte dei casi però le imprese, per problemi operativi e di coordinamento, non si sono adeguate e si trovano così ad affrontare quest’anno le problematiche del passaggio all’EURO.
Il passaggio all’Euro come problema informatico e organizzativo.
Il passaggio all’EURO è essenzialmente un problema informatico.
L’adozione della nuova moneta pone difficoltà risolvibili con l’ausilio dei computer, ma la loro soluzione matematica non può prescindere da un’attenta organizzazione e pianificazione preventiva. Sarà quindi necessario contattare la software-house che segue l’impresa per pianificare le varie attività, esaminare le diverse aree aziendali per valutare come programmare il passaggio, coinvolgere tutte le risorse umane aziendali e infine identificare un coordinatore responsabile del progetto. Si renderà opportuno indire riunioni per sensibilizzare i collaboratori, raccogliendo i pareri di tutti e chiedendo la segnalazione di esigenze o dubbi. Sarà opportuno sollecitare la predisposizione di un elenco di documenti, moduli, programmi e procedure, con importi in lire, utilizzati per creare una sorta di “banca dati” della documentazione sulla quale intervenire. Sarà poi altrettanto importante designare un coordinatore-responsabile affinché tutti sappiano a chi rivolgersi. La programmazione dell’attività contabile amministrativa per il cambio di valuta richiederà un certo periodo di tempo durante il quale il coordinatore dovrà tenere informati tutti i soggetti coinvolti sull’evoluzione della fase preparatoria.
È anche raccomandabile che tutte le decisioni vengano condivise. La conoscenza dell’esistenza di difficoltà in un determinato settore può consentire di comprendere meglio l’adozione di alcune decisioni stimolando così la collaborazione a ogni livello.
Può infine essere opportuno condividere la programmazione con il Consulente per valutare le eventuali implicazioni fiscali.
Scegliere la data per adottare la nuova valuta.
Ciascuna impresa dovrà scegliere il momento più confacente per la realizzazione del passaggio da operare in autunno oppure con il nuovo anno.
Le aziende che hanno una gestione informatica integrata (dall’ordine alla fatturazione, alla contabilità) saranno quelle che non potranno separare le diverse aree nel passaggio e, quindi, dovranno affrontare maggiori complicazioni. Potrebbe essere opportuno, se il sistema informatico lo consente, prevedere l’esposizione negli ordini (e nei documenti conseguenti: conferme, fatture, estratti conto...) di entrambe le valute. Ciò facilita il rapporto con i clienti o i fornitori che non hanno ancora adottato l’EURO, ma pone problemi considerevoli a livello di modifica di programmi e di gestione degli stampati.
Risulterà inoltre opportuno eseguire dei test su archivi di prova per verificare l’effettiva operatività del sistema per la conversione e per il successivo utilizzo “ordinario”. Si dovrà tener conto, specialmente per le imprese commerciali, dell’esistenza di vincoli per listini prezzi imposti dai fornitori e utilizzati anche per le fatturazioni. In molti casi l’impresa risulterà vincolata dall’adeguamento all’EURO dei propri fornitori.
Si dovrà poi valutare l’opportunità di predisporre archivi storici dei movimenti in lire per agevolare la consultazione delle partite ante passaggio. Un doppio archivio richiede però maggiori spazi su disco: altro problema da risolvere con gli informatici.
Infine in molti casi non è opportuno aspettare il 31 dicembre per il passaggio all’EURO. Attendere la data di chiusura del bilancio comporta la gestione in linea di due periodi (anno in corso e anno precedente). Inoltre le fatture emesse nell’ultima parte dell’anno verranno pagate nei primi mesi del 2002 con conseguenti problematiche inerenti le ricevute bancarie o altri mezzi di accredito.
I rapporti tra le imprese e le software-house.
Nell’ottica di una proficua collaborazione tra aziende e software-house è consigliabile concordare tempi, modalità e costi degli interventi chiedendo di garantire la presenza di assistenti nei giorni prescelti per il passaggio. Inoltre l’adeguamento all’EURO può fornire l’occasione per fare alcuni aggiornamenti informatici: è un momento particolarmente importante, da cogliere al fine di ottimizzare i sistemi e la gestione delle informazioni.
Come detto, una particolare programmazione delle attività dovrà essere realizzata dalle imprese che gestiscono le informazioni aziendali in modo integrato.
L’Ufficio Tecnico e la gestione della Produzione probabilmente non sono molto coinvolti nelle problematiche EURO, ma è bene che siano informati dell’evoluzione dei preparativi. La consultazione di documenti (ordini, conferme, programmi di produzione...) dovrà essere possibile e tempestiva a ogni livello.
Banche, società di leasing, clienti e fornitori.
Una volta stabilita la data fatidica si dovranno avvertire tutti i soggetti con i quali l’azienda è in rapporto che da quella data la moneta di conto sarà l’EURO.
Si dovrà inviare una lettera a clienti e fornitori, invitando i primi a pagare in EURO e avvertendo i secondi che l’impresa procederà a pagamenti in EURO. Dovranno essere contattati gli istituti di credito per la conversione dei conti bancari e per acquisire libretti assegni in EURO (operazione possibile anche prima della conversione del conto), le società di leasing, i consulenti assicurativi, i consulenti finanziari, i consulenti di direzione aziendale e le società partecipate. È di recentissima emanazione un provvedimeto che autorizza le banche ad eseguire direttamente la conversione, salvo comunicazione contraria del cliente.
I rapporti con i dipendenti e i collaboratori.
Ogni azienda deve contattare il Consulente del Lavoro o l’Associazione di categoria da cui è assistita per concordare tempi e modi per il passaggio.
Per quanto riguarda le maestranze, dove esiste la Commissione Interna si dovranno contattare i responsabili per comunicare la data a partire dalla quale verranno corrisposte le retribuzioni in EURO. Dove esiste, va anche esaminato il contratto interno aziendale per verificare che non vi siano compensi aggiuntivi in lire e quindi vanno concordate le dovute conversioni. Per quanto riguarda le collaborazioni coordinate e continuative in essere, si dovranno esaminare i contratti e preparare le conversioni dei compensi pattuiti. Per gli amministratori sarà opportuno preparare una nuova delibera per evitare il problema degli arrotondamenti.
Arrotondamenti: il problema dei microprezzi.
Per quanto riguarda gli importi da esprimere in EURO in fattura si pone il problema di disporre di listini elaborati con la nuova moneta. Ove possibile si convertiranno i precedenti listini in EURO con arrotondamento alla seconda cifra decimale. Tuttavia va posta particolare attenzione al problema dei “micro-prezzi” ovvero di tutti quei prezzi unitari di importo modesto, e in particolare di somme inferiori alle 20 lire (un centesimo di EURO equivale circa 20 lire). Infatti, se per la conversone di tali cifre si seguissero pedissequamente le regole ordinarie che impongono l’arrotondamento al secondo decimale, questi prezzi potrebbero subire significativi incrementi. La soluzione di tale problema può essere raggiunta con il mantenimento dell’importo convertito con un numero appropriato di decimali; oppure con il cambiamento dell’unità di misura utilizzata, adottando appropriati sistemi di misurazione, di peso, o di volume.
La gestione del magazzino: tre diverse tipologie.
Tra le diverse problematiche relative alla gestione del magazzino si devono distinguere alcune situazioni specifiche.
a) Imprese che operano con il metodo delle distinte base.
È la situazione più complessa. Generalmente l’impresa ha memorizzato nel sistema informatico i listini dei fornitori delle materie prime: per queste aziende si dovrà coordinare il passaggio all’EURO con l’emissione di listini in EURO da parte dei fornitori. Si pone in molti casi il problema dei “microprezzi”, con conseguente gestione di numerosi decimali.
b) Imprese che gestiscono il magazzino solo a quantità fisiche.
Nessun problema. L’EURO dovrà essere considerato solo nelle valutazioni di fine anno.
c) Imprese che operano su commessa.
Generalmente i sistemi sono collegati alla gestione ordini fornitori. Si manifesta quindi la necessità di emettere ordini in EURO, o ordini con l’indicazione dei due importi, già prima del passaggio all’EURO della contabilità. È inoltre opportuno convertire gli ordini già emessi.
La complessità nella gestione dei cespiti.
Le soluzioni per il passaggio all’EURO del libro cespiti dipendono in gran parte dalla metodologia utilizzata per la gestione del libro cespiti stesso.
Le imprese che gestiscono analiticamente i cespiti ai fini fiscali dovranno procedere alla conversione in EURO dei valori di carico dei singoli cespiti (è un lavoro che deve essere preparato preliminarmente).
La sommatoria dei valori convertiti non sarà uguale al valore di conversione del saldo contabile e pertanto si dovrà procedere a un “accomodamento”. È utile esaminare attentamente quanto registrato a libro cespiti e in inventario cogliendo l’occasione per eliminare quelle voci che non si ritiene di mantenere. È inoltre opportuno preparare gli allegati di dettaglio delle voci cespiti con l’importo originario di acquisto, indicando separatamente gli importi delle rivalutazioni eseguite (da indicare sempre in Nota Integrativa). Praticamente bisogna operare una ricostruzione analitica dei cespiti. Un impegnativo lavoro preparatorio che darà benefici in futuro (per rivalutazioni o vendite dei cespiti, oppure per cessioni, fusioni, scissioni e trasformazioni).
Coloro che gestiscono i cespiti per categorie omogenee per anno di acquisizione dovranno invece fare attenzione agli arrotondamenti dei valori convertiti dei singoli gruppi e non solamente a valori complessivi di categoria. Queste analisi e determinazioni di valori possono essere predisposti utilizzando fogli di Excel.
Gli stampati e i fogli di excel: avvertenze.
Anche il problema stampati dovrà essere affrontato per tempo. Gli stampati dovranno essere predisposti all’EURO in considerazione delle modifiche che si potrebbero rendere necessarie non solo per la nuova moneta ma anche per eventuali miglioramenti. Sarebbe opportuno coordinare l’adozione dei nuovi stampati anche con la delibera di conversione del capitale sociale.
È infine bene aggiornare con la conversione i fogli di uso corrente, eliminando le funzionalità superate. Si deve inoltre tener presente che gli arrotondamenti automatici di Excel non sono ancora predisposti secondo le norme UE.
Il primo bilancio d’esercizio espresso in Euro.
Se il passaggio all’EURO è stato eseguito nell’anno, ed è stato adeguatamente preparato, non vi saranno problemi in sede di stesura del bilancio 2001. Il bilancio verrà redatto senza cifre decimali e, per le società di capitali, la Nota Integrativa potrà essere redatta in migliaia di EURO. Inoltre per la necessità di raffronto con i dati dell’esercizio precedente dovranno essere convertiti anche i dati di quell’esercizio.
Chi invece adotterà l’EURO dal primo gennaio 2002 potrà pubblicare ancora il bilancio 2001 in lire. Ciò salvo disposizioni di legge probabilmente in corso di emanazione.
La progressione dei lavori preparatori.
Riepilogando l’insieme dei lavori preparatori e degli adempimenti necessari per la conversione, ecco un’ipotesi di progressione del passaggio all’EURO:
a) Esame delle diverse aree aziendali.
b) Inventario programmi, procedure, stampati, fogli di excel.
c) Riunioni preparatorie del personale.
d) Stesura budget sia in EURO che in lire.
e) Conversione capitale sociale in EURO.
f) Conversione ed esame libro cespiti.
g) Aggiornamento di tutte le scritture sino alla data prescelta per il passaggio.
h) Stampa di tutte le operazioni a giornalmastro e stampa dei mastrini di tutte le partite contabili.
i) Stampa a libro giornale del bilancio di verifica in lire.
j) Conversione delle partite aperte clienti e fornitori; sistemazione degli arrotondamenti.
k) Conversione di tutti gli altri conti.
l) Stampa a libro giornale del bilancio di verifica in EURO.
m) Sistemazione del conto transitorio arrotondamenti con imputazione a conto economico A5 o B14 – stampa dati riassuntivi delle conversioni eseguite.
n) Conversione valori bilancio esercizio precedente per raffronto dati.
I costi aziendali connessi al passaggio all’euro.
Il Principio Contabile n. 27 ha disciplinato la rappresentazione in Bilancio dei costi per il passaggio all’EURO. Le tipologie di spesa che le imprese devono affrontare sono prevalentemente riferite alle risorse informatiche e all’addestramento del personale. Si possono così riepilogare:
- Adeguamento del software.
- Approntamento di nuova modulistica e stampati in genere.
- Potenziamento e sostituzione di alcune immobilizzazioni materiali (hardware, registratori di cassa, ecc.).
- Corsi di addestramento e di qualificazione del personale, sensibilizzazione e aggiornamento del management.
- Consulenze per la conversione di alcuni valori e poste.
- Altre spese specifiche (informazione clienti e fornitori...).
Si tratta quasi esclusivamente di costi d’esercizio, se si eccettua l’acquisizione di un nuovo software e l’adeguamento dell’hardware. Quindi in generale non si può procedere alla capitalizzazione dei costi per il passaggio all’EURO.
Studio Campidori
Commercialisti & Associati
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