| La selezione dei collaboratori.
Come accostarsi in modo corretto ad uno dei più delicati ed importanti processi aziendali: l’individuazione dei nuovi collaboratori da inserire all’interno della propria impresa.
Per un imprenditore la scelta dei propri collaboratori è uno dei momenti critici. Una scelta non felice produce costi molto elevati dal punto di vista economico, organizzativo e di stress.
“Mi sono sempre fidato del mio naso e non ho mai sbagliato”. È una delle frasi che spesso gli imprenditori amano ripetere. Nel passato questa frase corrispondeva alla verità: sceglievano i collaboratori in un contesto che conoscevano bene, essendo quello dal quale provenivano. Erano pertanto in grado di prevedere i comportamenti. Oggi in un contesto cambiato è necessario utilizzare metodi meno empirici. Lo scopo del presente articolo è di fornire elementi utili per gestire il processo della selezione dei collaboratori.
Un processo di valutazione bidirezionale.
L’imprenditore, o il capo, valuta la persona che ha di fronte, per capire se sarà in grado di svolgere il lavoro proposto. La persona valuta se l’azienda saprà rispondere alle proprie esigenze.
Da un lato c’è l’esigenza di avere collaboratori affidabili sotto l’aspetto tecnico, produttivo, umano, motivazionale e della continuità. Dall’altro si chiede un lavoro sicuro, che permetta una crescita professionale attraverso compiti più complessi e completi, con un’autonomia professionale sempre maggiore. Ma la selezione è un processo a più fasi: l’analisi delle necessità, la definizione del profilo del candidato, la sua ricerca, l’intervista di selezione e l’inserimento in azienda. Vediamole una dopo l’altra.
L’analisi delle necessità: fare chiarezza.
Lo sviluppo delle attività, sopravvenute esigenze organizzative, le dimissioni di un collaboratore, richiedono l’inserimento di nuove risorse. Compiere un’analisi delle necessità significa, pertanto, chiarire quali obiettivi sono attesi dal ruolo che da ricoprire, quali comportamenti sono richiesti e in quale contesto la persona da assumere deve operare. “Cosa dovrà fare tra 2/3 anni la persona che sta per assumere?” è la domanda che pongo agli imprenditori quando sono chiamato a fare delle selezioni. Rispondere a questa domanda significa avere ben chiare le possibilità di sviluppo di carriera della persona in termini gerarchici e professionali.
Le caratteristiche personali ricercate nei candidati dipendono dalla corretta definizione delle necessità aziendali. A volte, nella mia esperienza professionale, ho evitato di presentare candidati con caratteristiche personali molto elevate, perché non avrebbero potuto esprimerle in certi contesti aziendali.
La definizione del profilo del candidato.
Dopo avere chiarito le necessità organizzative, occorre definire le caratteristiche della persona da inserire, ovvero stabilire l’insieme delle conoscenze, delle capacità e dei comportamenti necessari per ricoprire al meglio la posizione. Occorre elencare le conoscenze che il candidato deve possedere, ad esempio conoscenze di particolari tecniche manageriali, delle problematiche di un determinato settore, delle lingue straniere, indicando quelle fondamentali e quelle complementari.
Le capacità sono le abilità possedute dal candidato, ad esempio le capacità organizzative, quelle di comunicare, le abilità pratiche nello svolgere un determinato lavoro. Sono rappresentate dalle esperienze che il candidato ha sviluppato.
I comportamenti sono tratti della personalità quali la leadership, il senso del dovere, la disponibilità, l’apertura mentale, la flessibilità.
Nella definizione del profilo non è sufficiente fare un elenco delle conoscenze, delle capacità e dei comportamenti ma bisogna stabilirne l’importanza e le priorità. Alla definizione del profilo devono partecipare tutte le persone che in modo gerarchico avranno relazioni con la persona assunta. Si evita così che le persone vengano valutate su metri diversi. Il profilo del candidato ideale deve essere riportato in una scheda di valutazione che sarà utilizzata al termine dell’intervista di selezione.
Come effettuare la ricerca del candidato.
La ricerca può essere svolta dal personale interno all’azienda, oppure può essere affidata a società di consulenza specializzate. I metodi utilizzabili sono molteplici dal passa parola alle inserzioni, alla ricerca mirata “voglio la persona x che lavora nell’azienda y”.
In quest’ambito analizziamo la ricerca mediante inserzione su giornali.
Nello stendere il testo dell’inserzione il primo aspetto da considerare riguarda le persone che si vogliono raggiungere. Tutte le volte che le inserzioni non hanno dato esito è perché sono state troppo generiche e quindi non interessanti.
Il secondo aspetto riguarda il giornale da utilizzare. Per le posizioni manageriali o di rilevanza organizzativa è consigliabile utilizzare giornali nazionali; per le posizioni tecniche o di minore importanza i giornali locali sono i più indicati. Lo spazio da acquistare dipende dall’importanza della posizione, in ogni caso è necessario che sia ben visibile: l’inserzione costituisce il primo biglietto da visita dell’azienda.
Il terzo aspetto riguarda il testo che deve:
A) Contenere notizie sulla tipologia e il settore dell’azienda. Le informazioni devono essere veritiere, sono quindi da evitare frasi del tipo “azienda leader nel proprio settore” se non rispondenti al vero. Risponderebbero persone inadeguate o con aspettative troppo elevate.
B) Evidenziare la posizione da ricoprire.
C) Elencare correttamente i compiti principali che saranno affidati e la dipendenza gerarchica.
D) Descrivere le esperienze e le conoscenze richieste, evitando i tratti di personalità (persona dinamica, organizzata...) poiché chi risponde ritiene comunque di possederli.
E) Segnalare il range di età dei candidati, evitando l’errore di indicare un’età relativamente bassa accanto a “grande esperienza”; il titolo di studio e le lingue straniere eventualmente necessarie.
F) Indicare la sede di lavoro e, se richiesto, la disponibilità a trasferimenti.
Valutare le risposte alle inserzioni.
Le risposte vanno valutate su due versanti: l’aderenza al profilo richiesto e il numero dei curricula pervenuti. Il numero e la qualità delle risposte è legata a diversi fattori:
A) All’appetibilità della posizione: la posizione di direttore commerciale è diversa da quella di operatore CAD.
B) Alla specificità della posizione: un’inserzione per esperto di contabilità generale avrà un numero di risposte maggiore rispetto a quella di un esperto di un linguaggio informatico.
C) Alla località di lavoro: non sempre le persone sono disposte a spostarsi, oppure nella propria zona non esistono molte figure professionali come quella ricercata.
D) Al tipo di giornale utilizzato: se la posizione richiede di risiedere in zona l’inserzione su un giornale nazionale può produrre un numero elevato di risposte, ma pochi curricula interessanti.
La lettura dei curricula: alcuni consigli.
La scelta dei candidati da intervistare è legata alla corrispondenza dei dati forniti dal candidato con il profilo professionale definito a suo tempo. Seguendo questo criterio anche la lettura dei curricula è sufficientemente veloce.
Non è, infatti, necessario leggerli tutti. In prima battuta occorre verificare se il candidato possiede le caratteristiche ritenute necessarie. In secondo luogo passare immediatamente a leggere il lavoro che sta svolgendo: è questa l’esperienza che interessa principalmente.
I curricula saranno suddivisi in gruppi: il primo riservato a quelli che avranno le maggiori attinenze al profilo tracciato, il secondo costituito dalle riserve, cioè abbastanza vicini al profilo, il terzo riservato ai curricula che non hanno attinenza con chi si sta ricercando.
Successivamente si passerà a leggere i curricula più attinenti.
Un’attenta lettura fornisce informazioni interessanti: la successione di incarichi sempre crescenti indica che la persona ha risposto alle esigenze dell’azienda presso la quale ha lavorato, inoltre è segnale di desiderio di crescita professionale; se la persona a un certo punto indica un arretramento di posizione da Responsabile vendite ad Area manager questo dato va valutato attentamente congiuntamente ad altre informazioni.
Se era Responsabile vendite di una piccola azienda il passaggio ad Area manager di una grande azienda di dimensioni nazionali è positivo; se invece la nuova azienda ha dimensioni simili alla precedente bisogna chiedersi cosa sia successo.
Altre informazioni si possono trarre dal numero di aziende presso le quali ha lavorato e sulla durata della permanenza in una stessa azienda. La permanenza troppo breve, sotto i due anni, indica una certa instabilità; una permanenenza troppo elevata nella stessa posizione presso la medesima azienda può creare dubbi sulla reale capacità di crescita professionale.
Gli hobbies indicati offrono spunti circa alcune attitudini: la pratica sportiva è indicatore di una certa dinamicità, la lettura di capacità di approfondimento.
L’intervista di selezione: le regole da seguire.
Tutte le informazioni desunte dal curriculum devono essere oggetto dell’intervista di selezione. Nell’intervista devono essere valutate: la presenza delle conoscenze e delle capacità rispetto al profilo indicato sotto l’aspetto dell’ampiezza ma anche della profondità; le motivazioni del cambiamento; le aspettative nei confronti del nuovo lavoro e dell’azienda. Per approfondire gli aspetti motivazionali e di personalità è opportuno ricorrere ad appositi test di personalità. Per analizzarne i risultati, qualora non si disponga di specialisti, è utile ricorrere a professionisti esterni.
Nel condurre l’intervista di selezione bisogna seguire alcune regole.
La prima e fondamentale regola è quella di lasciare spazio al candidato; il colloquio non è un monologo del titolare o del futuro capo. Le domande devono essere di tipo aperto: “di cosa si sta occupando ora?”, “cosa la spinge a cambiare?” ecc. in questo modo il candidato può esporre liberamente il proprio pensiero, e l’intervistatore può farsene un’idea più completa. Le domande di tipo chiuso: “è interessato a questo lavoro?”, “si è già occupato di queste cose?” non lasciano libertà di scelta e quindi il candidato sarà portato a rispondere di sì, anche se questo non risponde completamente al vero.
La seconda regola è quella di porre le domande partendo da informazioni oggettive: il tipo di lavoro; l’azienda presso la quale lavora; successivamente si passa alle domande soggettive quali le motivazioni del cambiamento, i desideri e le aspettative. Non bisogna dimenticare che il candidato sa di essere valutato e quindi, almeno all’inizio, tenderà a dare di sé l’immagine più positiva possibile. L’esperienza insegna che alcune persone sono abili nel presentare quello che non sono!
Anche chi conduce l’intervista deve evitare l’errore di enfatizzare tutti gli aspetti positivi dell’azienda o della posizione. Potrebbe indurre il candidato in errore. Le dimissioni, dopo poco tempo, di candidati validi sono originate dal fatto che in azienda non hanno trovato quanto promesso in fase di colloquio.
La terza regola consiste nel compilare al termine di ogni colloquio la scheda di valutazione; così si fissano tutte le informazioni necessarie e si ha la possibilità di confrontare i vari candidati nel modo più oggettivo possibile.
L’inserimento in azienda del candidato scelto.
L’inserimento in azienda è il momento della verifica sia per l’imprenditore sia per il candidato. Il periodo di inserimento deve servire a colmare le inevitabili differenze che esistono tra le conoscenze e le abilità del candidato rispetto a quanto richiesto dalla posizione. La durata dipende proprio da questa differenza. In questa fase si devono passare i valori e la cultura aziendali, che si riassumono nelle norme di comportamento. Non bisogna lasciare il neo assunto a se stesso, utile predisporre il piano di inserimento con il candidato stesso, prevedendo contenuti e tempi.
Scegliere le persone non è facile, spesso è una scommessa sul futuro, soprattutto se si tratta di neo laureati o di neo diplomati. Tuttavia se ci si avvicina alla selezione senza la presunzione di saper riconoscere a prima vista le persone, e se ci si avvale anche della consulenza di esperti, la possibilità di commettere errori diminuisce.
Giovanni Sironi
Partner della società, Soluzioni & Management S.r.l.
Tel. 02-86984820 - Fax 02-8051769;
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